Veri Bilinci ve Karar Destek Sistemleri

Sanırım her yöneticinin mükemmel bir karar destek sistemi hayali vardır.

Tüm mesaisini harcadığı şirketi için en doğru kararları vermesinde yardımcı olacak bilgileri önünde bulacağı ekranları kim istemez ki?

Kuşkusuz hepimiz istiyoruz! İstemekle de kalmıyoruz, bu karar destek sistemini oluşturmak için saatlerce çalışıyor ve bütçeler ayırıyoruz.

Bu zorlu süreç içerisinde, çoğu zaman deneyerek, düşe-kalka öğreniyoruz. Bu durum ilk duyulduğunda kulağa kötü bir şeymiş gibi gelse de, şirketin yeteneklerini ve hafızasını kesinlikle güçlendirmektedir. Bu süreci yaşayan bir şirkette işler asla eskisi gibi yürümeyecektir.

Fakat, çoğumuz bu deneme yanılma sürecinin içinde gereğinden fazla kalıyoruz. Birçoğumuz için bu süre yıldırıcı olabiliyor, maalesef.

Karar Destek...

İyi bir karar destek sistemi, yöneticilerin alacakları kararlar öncesinde yol gösterici olmalıdır. İçinde cevapları barındırmalıdır. Geçmişinizi gözlemleyeceğiniz ekranlar bulundurmalı ama sizi, geçmişinizi didiklemek zorunda bırakmamalı. Geleceğe dair öngörüleri de Karar destek sistemi içerisinden takip edebiliyor olmalısınız. Gelişebilecek kötü durumlar hakkında uyarıcı olmalı, uygulanabilecek önlemler hakkında fikirler vermelidir.

Peki dün, bugün ve yarını size sunan karar destek sistemi nasıl kurgulanır?

İnsan temelli…

Öncelikle veri akışını irdelemek gerekir bu kurgu için. Çünkü karar destek sisteminin en önemli girdisi sizin yaratığınız veri akışıdır. İşiniz ve operasyonlarınız ile ilgili tüm veriyi farklı analizlerde, raporlamalarda kullanılabileceği şekli ile kayıt altına almanız gerekmektedir.

Veri akışının iyi düzenlenmiş ve amaca uygun olması, olmaz ise olmaz bir durumdur.

Peki kim karar verecek hangi verinin hangi şekilde kayıt altına alınması gerektiğine? Ya da yaratılan verinin doğru kayıt altına alındığına.

  • Tek bir insan, tüm süreçlerinizi anlayıp bütün kararları verebilir mi?
  • Sürecin mükemmel işlediğinden emin olmak için kaç kişi gerekir?
  • Kaç uzman istihdam etmelisiniz?

Burada ilk anlamamız gereken, veri akışının sağlıklı yürütülmesi işinin kolektif bir iş olduğudur. Sürecin tüm katılımcıları bu konuda eğitilmiş olmalı ve iş aktivitelerini gerçekleştirirken katılımcısı olduğu sürecin bilincinde olmalıdır.

Süreç katılımcıları, veri akışının güçlü veya güçsüz taraflarının yakından şahitleridir. Bu sebeple onların bu konudaki fikirleri oldukça önemlidir. Süreç katılımcıları kendi çalışma konuları hakkında veri akışını kontrol edebilmeli ve süreç yöneticilerine geri dönüşlerde bulunmalıdırlar.

Unutmayın ki, süreç katılımcısı veri akış sürecindeki rolünün farkında değil ise, bu konuda kendisinden yeterli seviyede yararlanılamayacaktır. Bu anlamda, bütün süreç katılımcılarının tüm girdilerini tek tek incelemek zorunda kalmamak için onları bu konuda eğitmelisiniz.

Süreç yöneticileri, süreç katılımcılarından aldıkları geri dönüşler üzerinden veri akışını test etmeli, gerekli ise düzenlemeleri, eklemeleri planlamalıdırlar.

Sistem temelli…

İnsan faktörünün yanı sıra bir önemli faktör ise kullanılan yöntemler ve bu yöntemlerin esnekliğidir. Kullandığınız ERP, CRM, B2B, B2C, BPM, Call Center Soft. v.s. sistemler üzerinde ki hakimiyetiniz aynı zamanda veri üzerindeki hakimiyetinizdir. Bu sistemlerin birbirleri ile etkileşimleri, birlikte yarattıkları sinerji ve tabi ki sistemlerin kendileri yönetilebilir olmalıdır.

Sistemler üzerinde gerekli geliştirmeleri yapamıyor olduğunuz durumlarda günübirlik çözümler mutlaka ki bulunacaktır. Fakat bu geçici çözümler, yakın zamanda çok keskin pişmanlıkların da habercileri olacaktır. Unutmayınız ki, işiniz ile ilgili her bilgi bir gün lazım olacaktır.

İnternet temelli...

Bir çok önemli konuda, internet aktivitelerinizin yarattığı verinin kayıt altına alınmasıdır.

  • Kurumsal sitenizi kimler ziyaret ediyor?
  • Yeni ziyaretçilerin oranı nedir?
  • Kampanya ilanlarınıza ilgi oluyor mu?
  • Sosyal medya hesaplarınızdaki etkileşiminiz ne düzeyde?
  • ...

gibi soruların cevapları ile şirket içinde yarattığınız veri akışını mutlaka birleştirmelisiniz. Pazarlamanın geleceği, internet ve sosyal medya üzerindedir. Bu trendi kaçırmamak şirketiniz için hayatı bir konu olacaktır.

Veri ambarı…

Veri akışınızı, çalışanlarınızı eğiterek ve sistemlerinizi düzenleyerek, güven altına aldıktan sonra; organizasyonunuz içerisinde yarattığınız bütün verileri ve dışarıdan aldığınız sektörel ya da ekonomik verileri bir çatı altında toplamanız gerekiyor. Bu toplama alanı içerisinde veriler analize ve raporlamaya uygun şekilde boyutlandırılarak barındırılmalıdır. Oluşturulan yapı çalışma hızı ve güvenlik hakkındaki kaygıları da gideriyor olmalıdır kesinlikle.

Burada önemle üzerinde durmak istediğim konu; sektörel ve ekonominin genel gidişatı ile ilgili verilerin de kayıt altına alınması gerekliliğidir. İşinizi etkileyip etkilemediğini hemen fark edemediğiniz bazı göstergelerin etkileri, zaman içerisinde yapılacak analizde ortaya çıkabilecektir. Eğer bunları veri setleriniz içerisine katmadıysanız, unutulabilir ya da umursanmayabilirler. Öyle bir durumda ileride ortaya çıkabilecek soru işaretlerinin bariz nedenlerini bulmak çok zor bir hale gelebilir.

 

Şuana kadar anlattıklarım sürecin hazırlık aşamaları idi kuşkusuz. Fakat unutmamak gereklidir ki; bu hazırlık aşaması bu işin en önemli kısmıdır. Zamanla fark edeceksiniz ki, karar destek sistemleri, her zaman ilk süreçten başlayarak güncellenir. Bu anlamda ilk aşamalarda ki yanlışlar hiçbir zaman yakanızı bırakmayacaktır.

Analiz süreci…

 

Sanırım sürecin en çok uzmanlık, belki de yetenek isteyen bölümü veriyi analiz etmektir.

Elinizde harika bir veri yığını var. Verinin doğruluğundan eminsiniz. Veriyi çok iyi modelleyip biriktirdiniz. Hemen aklınıza yapabileceğiniz analizler gelecektir. Pivot tablolar, çapraz değerlendirmeler, KPI varsayımları, raporların nasıl olacağı gibi konularda mutlaka fikirleriniz olacaktır. Eğer durum anlattığım gibi ise çok iyi durumdasınız. Çünkü yaptığınız işi kimse sizden daha iyi biliyor olamaz. Bu analiz süreci sizin katkınız olmadan tamamlanamaz.

Fakat veri analiz süreci sadece bunlardan ibaret değildir. Bunu zamanla sizde anlayacaksınız.

Veriyi analiz etmek işi günümüzde, verinin içerdiği ama gözle görünmeyen, ilk bakışta fark edilemeyen bilginin gün yüzüne çıkarılmasını da kapsamaktadır.

Geçmiş performansınızı etkileyen faktörler ve bunların önem dereceleri iş modeli oluşturmak için oldukça önemlidir. Bu faktörler ve önem dereceleri belirlendikten sonra, bunlar üzerine kurulacak matematiksel modeller sayesinde yeni bilgilere ulaşabilirsiniz.

Örneğin; yeni müşteriler kazanmak istiyorsunuz. Bu amaçla kampanyalar planlayacaksınız.

İlk yapmanız gereken hâlihazırda sizden alışveriş yapan ya da hizmet alan müşterilerinizi kategorize etmek olmalıdır. Müşterilerinizi basitçe İyi, orta, kötü müşteri olarak 3 kategoriye bölebilirsiniz. Bu kategorilere dâhil olan müşterilerinizin özelliklerinden yola çıkarak kampanya hedef kitlesini oluştura bilirsiniz.

Sizin için en karlı müşteriler; 18-25 yaş aralığındaki şehir merkezlerine oturan ve araba kullanan kadınlar ise, kampanyanızı bu kitleyi hedefleyerek hayata geçirerek doğru insanlara doğru şekilde ulaşmış olursunuz. Bu doğrultuda kampanyanızın sağladığı fayda artacaktır.

Sizin için kötü olan müşteri kategorisinin, temel özelliklerini belirlerseniz eğer neden sizi tercih etmedikleri konusunda da analizler yapma fırsatınız olacaktır. Eğer sizi tercih etmeyen kitle; arabası olmayan, 35-50 yaş aralığındaki erkekler ise, bu kitlenin genel tercihlerini belirlerseniz kendi ürün yelpazeniz içerisine bu kitleye uygun ürünler alabilirsiniz.

Tabi bu basit örnek dışında veriniz ile yapabileceğiniz şeylerin sınırı yok gibi. Fakat iyi tasarlanmamış süreçler ve üstünkörü yapılan analizlerin size bir fayda sağlamayacağının da farkında olmalısınız. Bu iş şirketinizi geleceğe taşıyacağınız yöntemlerden biridir. Bunun farkında olarak bu işi çok ciddiye almanızı tavsiye ederim.

Sonuç olarak unutmamak gerekir ki; geçmişimiz, geleceğimizi şekillendirir!

 

Sunum Süreci...

Karar Destek sistemlerinin yarattığı değeri doğru yönetmek çok önemlidir.

Elinizin altında çok iyi veri setleri ve bu veri setleri üzerine kurgulanmış çok iyi analiz süreçleri olabilir. Fakat elde ettiğiniz bilgi akışını doğru yönlendiremez iseniz bu durum bir kaosa yol açabilir. Herkesin elinde ne işe yaradığını nasıl kullanabileceğiniz bilmediği bilgi yığınlarının olması sadece verim düşüklüğüne sebep olacaktır.

Ürettiğiniz bilginin kategorize edilmesi ve sonrasında sınıflara bölünmesi ve buna göre dağıtılması gerekmektedir. Bu anlamda raporlama ara yüzleriniz kademeli erişime açık olmalı ve her bir bilgi sunum ekranı ayrıntılarına ayrıla bilmelidir. 

Bilgi ancak ve ancak gerekli olduğu yerde değerlidir! 

 

Çağrı Aksu

Comments are closed.